PPower tư vấn quy trình quản lý doanh nghiệp cho Hòa Bình Group
Năm 2015, PPower triển khai dự án tư vấn quy trình quản lý doanh nghiệp cho Hòa Bình Group. Chuyên gia Mai Trọng Nguyên trực tiếp tham gia dự án.
Phạm vi triển khai gồm khảo sát, tư vấn, đào tạo và xây dựng quy trình. PPower cũng hướng dẫn áp dụng và chuyển giao hệ thống cho doanh nghiệp.
Dự án hướng đến một nền tảng quản lý bài bản và đồng bộ. Qua đó, doanh nghiệp có thể tăng khả năng phối hợp và chủ động vận hành.
Giới thiệu Công ty TNHH Thương Mại và Nhập khẩu Hòa Bình Group
Trang web công ty Công ty TNHH Thương Mại và Nhập khẩu Hòa Bình Group: https://www.edally.vn/
Công ty TNHH Thương Mại và Nhập khẩu Hòa Bình Group được thành lập năm 2008 tại Hà Nội. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối mỹ phẩm.
Theo tư liệu dự án, công ty nhập khẩu nhiều dòng mỹ phẩm từ Hàn Quốc và Thái Lan. Sản phẩm được phân phối thông qua hệ thống đại lý trên toàn quốc.
Doanh nghiệp cũng đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.
Năm 2015, Hòa Bình Group có hơn 70 nhân sự. Doanh thu tại thời điểm này đạt khoảng 80 tỷ đồng mỗi năm.
Quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng. Vì vậy, doanh nghiệp cần hoàn thiện quy trình và nâng cao năng lực của đội ngũ quản lý.
Nhu cầu tư vấn quy trình quản lý doanh nghiệp
PPower đã khảo sát cơ cấu tổ chức và năng lực của đội ngũ. Kết quả cho thấy Hòa Bình Group đã có nền tảng kinh doanh vững chắc.
Tuy nhiên, một số quy trình quản lý cần tiếp tục hoàn thiện. Đây là yêu cầu cần thiết khi hệ thống phân phối ngày càng mở rộng.
Hoạt động nhập khẩu cũng liên quan đến nhiều phòng ban. Trong đó có tài chính, nhân sự, chất lượng, kho, kinh doanh và marketing.
Các bộ phận cần phối hợp chặt chẽ trong quá trình vận hành. Mỗi vị trí cũng cần có trách nhiệm và trình tự công việc rõ ràng.
Từ nhu cầu đó, PPower triển khai hoạt động tư vấn quy trình quản lý doanh nghiệp. Dự án đồng thời chú trọng phát triển năng lực của đội ngũ quản lý.
Mục tiêu của dự án
Dự án hướng đến năm mục tiêu trọng tâm.
- Khảo sát bộ máy quản lý và năng lực của đội ngũ nhân sự.
- Thiết lập mô hình quản lý phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
- Xây dựng quy trình cho các phòng ban thuộc phạm vi dự án.
- Nâng cao năng lực lãnh đạo và quản lý đội ngũ.
- Hướng dẫn áp dụng, giám sát và chuyển giao hệ thống.
Các mục tiêu được triển khai theo trình tự cụ thể. Hoạt động khảo sát là cơ sở để PPower đề xuất nội dung tư vấn phù hợp.
Hoạt động khảo sát bộ máy và năng lực đội ngũ
PPower khảo sát cơ cấu tổ chức và năng lực lãnh đạo. Hoạt động này cũng đánh giá năng lực của đội ngũ quản lý và nhân sự.
Quá trình khảo sát giúp doanh nghiệp nhận diện rõ hiện trạng quản lý. Đây là cơ sở để xác định những nội dung cần hoàn thiện.
PPower không áp dụng một hệ thống chung cho mọi doanh nghiệp. Quy trình cần phù hợp với cơ cấu, quy mô và lĩnh vực hoạt động thực tế.
Tư vấn thiết lập mô hình và bộ máy quản lý
PPower tư vấn mô hình quản lý phù hợp với quy mô của Hòa Bình Group. Năm 2015, doanh nghiệp có hơn 70 nhân sự.
Nội dung tư vấn tập trung vào cơ cấu tổ chức và vai trò quản lý. PPower cũng làm rõ cách phối hợp giữa các bộ phận.
Mỗi phòng ban cần hiểu rõ chức năng và trách nhiệm của mình. Đây là điều kiện để quy trình được áp dụng thống nhất.
Việc phân định trách nhiệm còn giúp hạn chế tình trạng chồng chéo. Đội ngũ quản lý có thể kiểm soát công việc thuận lợi hơn.
Tư vấn quy trình quản lý doanh nghiệp theo từng phòng ban
PPower xây dựng quy trình cho sáu phòng ban và bộ phận.
Phòng Tài chính – Kế toán
PPower xây dựng quy trình báo cáo tài chính và kiểm soát chi phí nhập khẩu. Phòng ban này cũng thực hiện quản lý dòng tiền phân phối.
Quy trình giúp xác định rõ trình tự báo cáo và kiểm soát. Thông tin tài chính được tổng hợp theo một phương thức thống nhất.
Phòng Hành chính – Nhân sự
Nội dung tư vấn gồm quy trình tuyển dụng và đánh giá hiệu suất. Hoạt động phát triển nhân sự cũng nằm trong phạm vi triển khai.
Các bước thực hiện được xác định rõ ràng hơn. Qua đó, doanh nghiệp có cơ sở để duy trì chất lượng đội ngũ.
Phòng Chất lượng
PPower xây dựng quy trình kiểm tra sản phẩm. Mục tiêu là kiểm soát chất lượng và bảo đảm các yêu cầu về an toàn.
Quy trình giúp phòng ban chủ động theo dõi từng bước kiểm tra. Trách nhiệm của người thực hiện cũng được xác định cụ thể.
Bộ phận Kho
PPower hoàn thiện quy trình quản lý hàng tồn kho. Hệ thống hỗ trợ theo dõi tình trạng mỹ phẩm nhập khẩu.
Việc kiểm soát kho có vai trò quan trọng trong hoạt động phân phối. Quy trình rõ ràng giúp hạn chế sai lệch khi nhập và xuất hàng.
Phòng Xuất khẩu
Nội dung tư vấn gồm quy trình xử lý thủ tục nhập khẩu từ Hàn Quốc và Thái Lan. Phòng ban này còn thực hiện quản lý hợp đồng quốc tế.
Các bước xử lý hồ sơ được sắp xếp theo trình tự. Điều này giúp tăng khả năng kiểm soát trong quá trình thực hiện.
Phòng Kinh doanh – Marketing
PPower xây dựng quy trình phục vụ hoạt động tiếp thị sản phẩm. Quy trình cũng hỗ trợ phát triển hệ thống đại lý trên toàn quốc.
Hoạt động kinh doanh và marketing cần phối hợp thống nhất. Qua đó, doanh nghiệp có thể triển khai kế hoạch theo cùng một định hướng.
Đào tạo nâng cao năng lực lãnh đạo và quản lý
Hoạt động tư vấn quy trình quản lý doanh nghiệp được kết hợp với đào tạo. Học viên gồm Ban Giám đốc và đội ngũ quản lý cấp trung.
Chương trình đào tạo có sáu chuyên đề.
- Phát triển kỹ năng và công cụ lãnh đạo cho Ban Giám đốc cùng đội ngũ quản lý cấp trung.
- Lập mục tiêu, kế hoạch công việc và tổ chức công việc hiệu quả.
- Kỹ năng giao việc hiệu quả.
- Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên và đội nhóm.
- Quản trị bản thân và tư duy tích cực.
- Phát triển kỹ năng làm việc và gắn kết đội nhóm.
Nội dung đào tạo gắn với công việc quản lý hằng ngày. Đội ngũ được hướng dẫn cách lập kế hoạch và tổ chức công việc.
Chương trình cũng tập trung vào kỹ năng giao việc và tạo động lực. Đây là nền tảng để xây dựng đội ngũ gắn kết.
Hỗ trợ áp dụng và chuyển giao quy trình quản lý
Sau đào tạo, chuyên gia tiếp tục đồng hành cùng Hòa Bình Group. Hoạt động hỗ trợ được thực hiện qua các buổi cố vấn định kỳ.
PPower hướng dẫn doanh nghiệp áp dụng quy trình vào thực tế. Quá trình triển khai cũng được theo dõi và giám sát.
Những khó khăn phát sinh được trao đổi trong các buổi cố vấn. Qua đó, đội ngũ từng bước hiểu và làm chủ hệ thống.
Các quy trình sau đó được chuyển giao cho doanh nghiệp. Mục tiêu là giúp Hòa Bình Group chủ động duy trì và vận hành.
Nội dung được tư vấn và chuyển giao
Theo phạm vi dự án, các nội dung được tư vấn và chuyển giao gồm:
- Kết quả khảo sát bộ máy quản lý và năng lực đội ngũ.
- Định hướng thiết lập mô hình và bộ máy quản lý.
- Hệ thống quy trình của sáu phòng ban, bộ phận.
- Sáu chuyên đề đào tạo dành cho đội ngũ quản lý.
- Hoạt động hướng dẫn áp dụng, cố vấn và giám sát.
- Hệ thống quy trình quản lý vận hành thuộc phạm vi dự án.
Kết quả và những thay đổi được ghi nhận
Dự án đã tạo nền tảng để Hòa Bình Group hoàn thiện hệ thống quản lý. Bộ máy, quy trình và năng lực đội ngũ được triển khai đồng thời.
Đội ngũ quản lý được bổ sung kiến thức và công cụ cần thiết. Doanh nghiệp cũng có cơ sở để chủ động tổ chức và kiểm soát công việc.
Tài liệu dự án còn ghi nhận một dấu mốc phát triển sau đó. Hòa Bình Group đạt quy mô doanh thu 800 tỷ đồng và phát triển nhãn hàng Edally.
Đây là dấu mốc trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Bài viết không quy kết kết quả này trực tiếp cho dự án tư vấn.
Vai trò của PPower trong dự án
PPower và chuyên gia Mai Trọng Nguyên đảm nhiệm những vai trò sau:
- Khảo sát hiện trạng bộ máy và năng lực đội ngũ.
- Tư vấn mô hình và hệ thống quản lý.
- Xây dựng quy trình theo từng phòng ban.
- Đào tạo Ban Giám đốc và đội ngũ quản lý cấp trung.
- Hướng dẫn doanh nghiệp áp dụng quy trình.
- Cố vấn và giám sát quá trình triển khai.
- Chuyển giao hệ thống quản lý vận hành.
PPower không trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của Hòa Bình Group. Đơn vị tập trung xây dựng hệ thống và phát triển năng lực đội ngũ.
Tư vấn quy trình quản lý doanh nghiệp phù hợp với thực tế
Dự án tại Hòa Bình Group cho thấy quy trình và năng lực quản lý phải phát triển đồng thời. Quy trình tạo ra tiêu chuẩn chung cho doanh nghiệp.
Trong khi đó, đội ngũ quản lý có trách nhiệm duy trì hệ thống. Họ cũng tổ chức, kiểm soát và cải tiến công việc trong thực tế.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn khi phối hợp giữa các phòng ban? Trách nhiệm và trình tự công việc chưa được xác định rõ?
Hãy liên hệ PPower để được tư vấn quy trình quản lý doanh nghiệp. Giải pháp sẽ được xây dựng theo quy mô và giai đoạn phát triển thực tế.