Dưới đây là 10 gợi ý, kinh nghiệm thực tế bạn tham khảo và áp dụng cho hệ thống phòng khám của mình:
1.Chuẩn hoá nguyên tắc hàng hoá và quy trình nhập kho mỗi lần nhập hàng hoá. (Kết quả là vận hành quy trình nhập kho chuẩn, đầy đủ chữ ký… )
2. Chuẩn hoá quy trình XUẤT KHO từ kho tổng đến kho các chi nhánh, cơ sở.
3. Xác định tiêu chuẩn hàng “ TỒN KHO TỐI THIỂU “ cho từng mặt hàng của kho tổng và kho các chi nhánh. Lưu ý số liệu các vật tư, vật liệu hay dùng. Ngoài ra căn cứ vào tình hình thị trường, doanh thu các sản phẩm, dịch vụ của phòng khám và định hướng của ban Giám đốc trong việc thay đổi nhà cung cấp vật tư, vật liệu mới với giá thành rẻ hơn và chất lượng phù hợp hơn.
4. Chuẩn hoá quy trình quản lý hàng tồn kho, kiểm kê kho theo định kỳ. Ví dụ: kho tổng và kho chi nhánh kiểm kho vào ngày 30 hàng tháng
5. Đào tạo kỹ năng “XỬ LÝ HÀNG TỒN KHO “ cho nhân viên quản lý kho, Kế toán tổng hợp và quản lý chi nhánh: Nhận báo cáo hàng tồn kho, phân tích các hàng hết date, cận date và đưa ra các phương án thúc đẩy hàng tồn, tiêu huỷ hoặc tìm cách trả lại nhà cung cấp.
6. Sắp xếp hàng hoá trong kho khoa học, bài bản, áp dụng 5S (Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng) trong việc sắp xếp hàng hoá, bảo quản hàng hoá 1 cách tốt nhất.
7. Truyền thông cho CBNV toàn hệ thống chuỗi về tinh thần sử dụng vật tư, vật liệu tiết kiệm, tránh lãng phí. Đội ngũ Bác sĩ phòng khám làm gương và nhắc nhở đội ngũ y tá, điều dưỡng thường xuyên.
8. Đối với việc quản lý kho tại mỗi chi nhánh, mỗi phòng khám để quản lý hàng hoá hiệu quả, chúng ta có thể xuất vật tư vật liệu cho các bộ phận dùng trong 3 ngày hoặc 1 tuần. Tránh việc sử dụng lãng phí.
9. Sử dụng tích cực phần mềm quản lý kho, kết hợp với file excel và có thanh kiểm tra đột xuất về hàng hoá để việc quản lý kho trở nên tối ưu, chính xác và hiệu quả nhất.
10. Đào tạo liên tục tư duy, quy trình quản lý kho và kỹ năng quản lý kho tối ưu hiệu quả …cho nhân sự phụ trách quản lý kho tổng và phụ trách các kho chi nhánh.
Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp hệ thống phòng khám tối ưu hoá chi phí, tránh lãng phí, tiết kiệm. Ví dụ: Khi bạn quản lý kho hiệu quả, nếu mỗi chi nhánh tối ưu 40 triệu/ tháng và bạn có 5 chi nhánh thì mỗi tháng bạn sẽ tiết kiệm được 200 triệu, 1 năm bạn tiết kiệm được 1.2 tỷ đồng. Đây cũng chính là LỢI NHUẬN của doanh nghiệp bạn đó.
CÔNG TY CP TƯ VẤN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP PPOWER
– VPGD: Số 59 Võ Văn Dũng, P. Ô Chợ Dừa, Q. Đống Đa, HN
– Điện thoại: 0916 881 013 – 0902 361 291
